Côté administrateurs et créateurs de parapheurs à signer
Gérez vos circuits de validation en toute simplicité grâce à E-parapheurs.com. Notre solution vous permet de modéliser et d’automatiser chaque étape du processus de validation documentaire, en adaptant les workflows à vos besoins spécifiques. Définissez facilement les participants, les règles d’approbation et les niveaux de validation pour garantir un traitement fluide, sécurisé et conforme de tous vos documents.
Concevez des workflows adaptés à vos processus internes, avec la création de chacune de vos étapes de validation et de signature. Pour chaque étape, vous pouvez définir des règles de quorum (par exemple : unanimité ou un nombre minimal de validations) ainsi que des règles automatiques en cas de rejet ou de validation.
Le nombre de circuits est illimité et vous avez la main pour les modifier à tout moment (fonctionnalité soumise à des droits utilisateurs).
La création et la gestion de vos parapheurs avec E-parapheurs.com sont simples et intuitives. En quelques clics, vous créez un parapheur et ajoutez les documents à viser ou à signer. Ensuite, vous définissez les participants via un circuit existant ou nouveau. Votre tableau de bord regroupe tous les parapheurs et permet de les classer une fois traités. De plus, des filtres et une recherche vous aident à les retrouver facilement.
Chaque action effectuée sur un document est enregistrée dans un journal des évènements, offrant une traçabilité complète et transparente. Vous consultez l'historique des actions, visualisez les statuts des documents et accédez à des rapports détaillés, assurant ainsi une gestion rigoureuse et une conformité totale. Cette fonctionnalité améliore la transparence, facilite les audits et renforce la confiance dans vos processus, en garantissant que chaque étape est documentée et vérifiable.
Votre tableau de bord vous permet de suivre en temps réel l'état d'avancement de chaque parapheur. Vous identifiez ainsi les blocages et les documents en attente. Vous pouvez donc d'intervenir à tout moment : modification du circuit, annulation d'une étape, relance...
Vous consultez l'historique, visualisez les statuts et générez des rapports détaillés. Ainsi, vous garantissez une gestion rigoureuse et conforme.
E-parapheurs.com gère les dates limites et les relances. De cette façon, vous respectez les délais et gagnez en efficacité. Vous pouvez définir des dates limites pour chaque étape de validation ou de signature, garantissant ainsi que les documents sont traités dans les temps. En cas de dépassement, des notifications automatiques de relance sont envoyées aux participants concernés.
Cette fonctionnalité permet de minimiser les retards, d'assurer une gestion proactive des documents et de maintenir un flux de travail constant. Les relances sont personnalisables : configurez la fréquence et le nombre de rappels. Par conséquent, vous gérez mieux les priorités et gagnez en réactivité.
La gestion des utilisateurs avec E-parapheurs.com est simple et intuitive.
Les administrateurs ajoutent, modifient ou désactivent les comptes. De plus ils attribuent à chacun un profil de droits spécifique. Les profils peuvent inclure des niveaux d'accès, tels que créateur de parapheur, signataire ou viseur, permettant une gestion adaptée aux besoins de votre organisation.
Cette fonctionnalité garantit que chaque utilisateur dispose des accès nécessaires pour accomplir ses tâches, tout en assurant la sécurité et la confidentialité des documents.
Par ailleurs, vous créez et gérez des groupes d'utilisateurs. Intégrés à vos circuits, ils ne requièrent l'action que d'un seul membre pour passer à l'étape suivante.
Côté viseurs et signataires
De nombreuses fonctionnalités facilitent la validation et la signature de vos parapheurs. Personnalisez vos signatures, gérez vos absences et délégations, signez en mobilité… des fonctionnalités pour vous offrir une expérience fluide et sécurisée.
Depuis leur espace personnel, les signataires peuvent personnaliser une ou plusieurs signatures en ajoutant un visuel (image) ou en dessinant un tracé et des informations spécifiques telles que le nom, prénom, titre. Cette personnalisation renforce l'authenticité des documents et garantit que chaque signature est unique et identifiable. Les signatures personnalisées peuvent ensuite être apposées automatiquement lors de chaque traitement de parapheur.
Déléguez facilement la signature et la validation de vos parapheurs et documents en cas d'absence. Depuis votre espace, vous pouvez mettre en place une délégation afin que vos parapheurs soient traités par la personne de votre choix, pour la durée que vous déterminez.
Il est facile d'inclure dans vos circuits des signataires externes, tels que partenaires commerciaux, clients ou fournisseurs. Les signataires externes reçoivent un email avec un lien sécurisé vers le document. Ils signent alors en quelques clics, sans créer de compte sur la plateforme. Cette fonctionnalité assure une collaboration fluide avec des parties prenantes externes, tout en accélérant les délais de traitement.
Grâce à la compatibilité avec smartphones et tablettes, les signataires peuvent apposer leur signature électronique depuis n'importe où. En déplacement ou en télétravail, ils accèdent aux documents, les examinent et les signent en quelques clics. L'interface mobile intuitive et sécurisée, garantit une expérience utilisateur optimale et une continuité des processus de validation.
Pour gagner du temps, les signataires peuvent, depuis leur tableau de bord, sélectionner plusieurs parapheurs et procéder à la signature en une seule fois de l'ensemble des documents contenus dans les parapheurs sélectionnés.
Intégrer votre logo afin de personnaliser l’environnement de travail de vos collaborateurs et l’interface web de vos signataires (y compris externes). De la même façon, votre logo sera intégré dans les e-mails de notification envoyés aux viseurs et signataires.
E-parapheurs.com est conçu pour s'intégrer facilement avec vos systèmes existants. Notre solution est compatible avec de nombreux logiciels de gestion et de comptabilité, permettant une intégration fluide et une automatisation des processus. Nous offrons également une API et des connecteurs pour faciliter l'intégration avec vos applications métier.
Incluse dans votre abonnement, notre assistance technique de haute qualité vous garantit une utilisation optimale de la solution. Notre équipe d’assistance, composée exclusivement de salariés Dematis, est disponible pour répondre à vos questions et résoudre vos problèmes via la messagerie instantanée. Nous proposons également des guides utilisateurs détaillés en ligne pour vous aider à maîtriser toutes les fonctionnalités de la solution. Notre engagement : vous fournir un support réactif et efficace pour garantir votre satisfaction et une expérience utilisateur optimale.
